Miten etäassistentin kanssa työskentely käytännössä toimii?

Etäassistentin kanssa työskentely voi aluksi tuntua vieraalta, jos palvelua ei ole aiemmin käyttänyt. Moni pienyrittäjä saattaa miettiä, miten tehtävistä sovitaan, miten yhteydenpito hoidetaan ja miten työ pysyy hallinnassa, kun apu toimii etänä.

Todellisuudessa yhteistyö voi olla hyvin selkeää ja joustavaa. Tärkeintä on sopia alussa, millaisiin tehtäviin apua tarvitaan ja miten yhteinen tekeminen järjestetään.

Ensin kartoitetaan avun tarve

Yhteistyö alkaa yleensä siitä, että käydään yhdessä läpi yrityksen arkea ja niitä tehtäviä, joihin yrittäjä kaipaa apua.

Kaikkea ei tarvitse tietää valmiiksi. Usein riittää, että yrittäjällä on tunne siitä, että jokin vie liikaa aikaa, jää jatkuvasti kesken tai kuormittaa arkea turhaan.

Keskustelussa voidaan käydä läpi esimerkiksi:

• millaisia tehtäviä yrityksen arjessa toistuu

• mitkä asiat vievät eniten aikaa

• mitkä tehtävät jäävät helposti roikkumaan

• missä asioissa apua tarvitaan heti

• millainen yhteistyö sopisi yrityksen tilanteeseen

Tämän perusteella voidaan sopia, mistä on järkevintä aloittaa.

Tehtävät sovitaan selkeästi

Kun avun tarve on selvillä, seuraavaksi sovitaan konkreettiset tehtävät.

Etäassistentti voi auttaa esimerkiksi sähköpostien järjestelyssä, somejulkaisujen ajastamisessa, verkkosivujen pienissä päivityksissä, materiaalien muokkaamisessa, tiedonhakuun liittyvissä tehtävissä tai muissa arjen taustatöissä.

Tärkeää on, että molemmilla on selkeä käsitys siitä, mitä tehdään, missä aikataulussa ja millä tavalla.

Yhteistyön alkuun sopii hyvin pieni ja selkeä kokonaisuus. Sen avulla on helppo nähdä, miten työskentely toimii käytännössä.

Yhteydenpitokanavat valitaan yhdessä

Etätyöskentelyssä viestintä on tärkeässä roolissa. Siksi yhteydenpitokanavat kannattaa sopia heti alussa.

Yleisiä tapoja viestiä ovat esimerkiksi sähköposti, WhatsApp, Google Drive, ClickUp tai muu yhdessä sovittu kanava.

Kaikkia kanavia ei tarvitse käyttää. Tärkeintä on, että viestintä on selkeää ja molemmille sopivaa.

Kun yhteydenpito on sovittu, tehtävien antaminen ja niiden etenemisen seuraaminen on huomattavasti helpompaa.

Materiaalit ja käyttöoikeudet annetaan tarpeen mukaan

Jotta etäassistentti voi hoitaa sovitut tehtävät, hän tarvitsee usein pääsyn tarvittaviin materiaaleihin tai järjestelmiin.

Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi verkkosivualustaa, somekanavia, tiedostoja, kalenteria tai muuta työssä tarvittavaa ympäristöä.

Pääsyjä annetaan vain niihin asioihin, joita sovittujen tehtävien hoitaminen vaatii. Kaikkea ei tarvitse jakaa kerralla, vaan käyttöoikeudet voidaan antaa tehtäväkohtaisesti.

Luottamus ja selkeät toimintatavat ovat tässä tärkeitä. Sovitut asiat, materiaalit ja yrityksen tiedot käsitellään huolellisesti ja luottamuksellisesti.

Työ voi olla jatkuvaa tai yksittäistä apua

Etäassistentin kanssa työskentely ei tarkoita automaattisesti pitkää sitoutumista.

Apu voi olla säännöllistä, esimerkiksi tietty määrä tunteja kuukaudessa. Se voi olla myös satunnaista apua silloin, kun yrityksellä on yksittäinen tehtävä, kiireinen ajanjakso tai projekti.

Jatkuva yhteistyö sopii hyvin tilanteisiin, joissa arjen rutiinitehtäviä kertyy tasaisesti. Satunnainen apu taas voi olla hyvä vaihtoehto silloin, kun tarvitaan tukea vain tiettyyn asiaan.

Työn etenemistä seurataan yhdessä

Yhteistyön aikana on hyvä pitää kiinni selkeästä tekemisestä. Sovitaan, mitä tehdään ensin, mikä on kiireellistä ja mitä voidaan hoitaa myöhemmin.

Tehtävien etenemistä voidaan seurata esimerkiksi viestien, yhteisen tehtävälistan tai projektinhallintatyökalun kautta.

Yrittäjän ei tarvitse olla koko ajan mukana jokaisessa pienessä vaiheessa, mutta hänellä säilyy silti kokonaiskuva siitä, mitä tehdään ja missä mennään.

Yhteistyö kehittyy arjen mukana

Etäassistentin kanssa työskentely ei ole aina täysin valmista heti ensimmäisestä päivästä alkaen. Usein yhteistyö selkeytyy ja tehostuu sitä mukaa, kun opitaan tuntemaan yrityksen toimintatavat paremmin.

Aluksi voidaan lähteä liikkeelle yhdestä tai kahdesta tehtävästä. Kun yhteistyöstä tulee tutumpaa, tehtäviä voidaan tarvittaessa lisätä tai muokata.

Tärkeintä on, että apu tukee yrittäjän arkea eikä tee siitä monimutkaisempaa.

Etäassistentti helpottaa arkea joustavasti

Etäassistentin kanssa työskentely on käytännössä selkeiden tehtävien, hyvän viestinnän ja luottamuksen varaan rakentuvaa yhteistyötä.

Kun tehtävistä, aikatauluista ja yhteydenpidosta sovitaan alussa huolellisesti, apu voi sulautua osaksi yrityksen arkea hyvin luontevasti.

Pienikin tuki voi vapauttaa aikaa tärkeämpiin asioihin, kuten asiakkaisiin, myyntiin ja yrityksen kehittämiseen.

Haluatko tietää, miten yhteistyö voisi toimia sinun yrityksessäsi?

Jos mietit, voisiko etäassistentista olla apua yrityksesi arjessa, liikkeelle voidaan lähteä pienestä.

Etäassistentti Laakso auttaa yrittäjiä arjen rutiinitehtävissä, viestinnässä ja käytännön taustatöissä joustavasti ja selkeästi.

Tutustu Etäassistentti Laaksoon

Takaisin