Usein kysytyt kysymykset

1. Mitä etäassistenttipalvelu tarkoittaa?

 

Mikä etäassistenttipalvelu on?

​

Etäassistenttipalvelu tarkoittaa yrityksen arjen tukipalvelua, jossa sovittuja tehtäviä hoidetaan etänä. Etäassistentti voi auttaa esimerkiksi sähköposteissa, asiakasviestinnässä, ajanvarauksissa, tilausten käsittelyssä, tietojen hallinnassa ja muissa toistuvissa taustatehtävissä.

​

Palvelun tarkoitus on vapauttaa yrittäjän aikaa tärkeämpiin asioihin, kuten asiakkaisiin, myyntiin ja yrityksen kehittämiseen.

​​

Onko etäassistentti sama asia kuin virtuaaliassistentti?

​

Kyllä, käytännössä näillä tarkoitetaan usein samaa asiaa. Etäassistentista voidaan käyttää myös nimityksiä kuten virtuaaliassistentti, etäassari, etäsihteeri, assistenttipalvelu, toimistoassistentti etänä, hallinnollinen etäapu, ulkoistettu assistentti, virtuaalinen assistentti, digitaalinen assistentti, virtuaalinen sihteeri, someassari tai yrityksen arjen apu.

​

Nimityksiä on monia ja ne voi vaihdella sen mukaan, millaista tukea yritys tarvitsee. Ajatus on kuitenkin sama: yritys saa joustavasti apua arjen tehtäviin ilman oman työntekijän palkkaamista.

​

Millaisissa rooleissa etäassistentti voi auttaa?

​​

Etäassistentti voi toimia yrityksen arjessa monenlaisena tukena riippuen siitä, millaisia tehtäviä yrityksellä on tarve ulkoistaa. Käytännössä apu voi liittyä esimerkiksi markkinointiassistentin, myyntiassistentin, talousassistentin, johdon assistentin, HR-assistentin tai asiakaspalvelun avustaviin tehtäviin.

​

Tämä ei tarkoita, että etäassistentti korvaa kaikkia näitä rooleja kokonaan, vaan että sovittuja ja selkeästi rajattuja tehtäviä voidaan hoitaa etänä. Esimerkiksi viestien käsittely, ajanvaraukset, tilausten seuranta, raporttien kokoaminen, laskutuksen avustavat tehtävät, somejulkaisujen ajastus tai asiakastietojen päivittäminen voivat olla osa yhteistyötä.

​​

​

2. Mihin tehtäviin voin saada apua?

​

Mitä tehtäviä voin delegoida?

​

Tyypillisiä tehtäväalueita voivat olla esimerkiksi:

• viestintä ja sähköpostit

• ajanvaraukset ja kalenterin hallinta

• tilausten ja asiakastietojen käsittely

• somejulkaisujen ajastus valmiista sisällöistä

• Wix- ja verkkosivupäivitykset

• taulukot ja tiedonhallinta

• laskutuksen avustavat tehtävät

• arjen organisointi ja sovittujen asioiden seuranta

Lopullinen sisältö sovitaan aina asiakkaan tarpeen, tehtävien laajuuden ja käytettävien järjestelmien mukaan.

​

Mitä tehtäväalueet tarkoittavat?​

 

Tehtäväalueet ovat kokonaisuuksia, joihin paketin tunteja voidaan käyttää. Tällaisia voivat olla esimerkiksi viestintä ja sähköpostit, ajanvaraukset, tilaukset ja asiakastiedot, somejulkaisujen ajastus, Wix- ja verkkosivupäivitykset, taulukot ja tiedonhallinta, laskutuksen avustavat tehtävät sekä arjen organisointi.

​

Tehtäväalueiden määrä on suuntaa-antava. Lopullinen sisältö sovitaan aina tehtävien laajuuden, käytettävien järjestelmien ja asiakkaan tarpeen mukaan.

​

Saanko valita itse, mihin paketin tunnit käytetään?​

 

Kyllä. Paketin tunnit käytetään sovittuihin tehtäväalueisiin asiakkaan tarpeen mukaan.

Kaikkea ei tarvitse päättää heti valmiiksi. Kartoituksessa käymme yhdessä läpi, mitkä tehtävät vievät eniten aikaasi ja mihin apu kannattaa ensimmäisenä kohdistaa.

​

Voitko auttaa somejulkaisujen kanssa?

​

Kyllä. Voin auttaa valmiiden somejulkaisujen ajastamisessa ja julkaisemisessa sovitun aikataulun mukaan.

​

Tarvittaessa voin auttaa myös tekstien kevyessä muokkauksessa, julkaisujen viimeistelyssä ja sisältöideoiden järjestelyssä. Varsinainen sisällöntuotanto alusta asti ei kuulu palveluihin.

​

Voitko auttaa Wix-sivujen tai verkkosivujen päivityksissä?

​

Kyllä. Voin auttaa esimerkiksi Wix-sivujen pienissä päivityksissä, blogitekstien lisäämisessä, tekstien muokkaamisessa, kuvien vaihtamisessa ja sisältöjen päivittämisessä.

​

Mitä tehtäviä etäassistenttipalveluun ei kuulu?

​​

Palveluun ei kuulu kirjanpito, veroilmoitukset, taloushallinnon asiantuntijatehtävät, juridinen neuvonta, verkkosivujen rakentaminen, graafinen suunnittelu, sisällöntuotanto kokonaan tyhjästä tai fyysistä läsnäoloa vaativat tehtävät.

​

Voin kuitenkin auttaa monissa näihin liittyvissä avustavissa tehtävissä, kuten valmiiden tietojen järjestelyssä, tekstien kevyessä muokkauksessa, blogien lisäämisessä sivustolle, somejulkaisujen ajastamisessa tai laskujen valmistelussa sovitun mallin mukaan.

​​​

​​

3. Paketit, hinnat ja laskutus

​

Mitä pakettien hinnat sisältävät?

​

Kaikki paketit sisältävät sovitun tuntimäärän kuukaudessa, kuukausiraportin ja viestinnän sovituilla kanavilla.

​

• Startti 250 €/kk, sisältää 5 tuntia kuukaudessa perustehtäviin.

• Kasvu 470 €/kk, sisältää 10 tuntia kuukaudessa laajempaan tukeen.

• Kumppani 890 €/kk, sisältää 20 tuntia kuukaudessa jatkuvaan tukeen.

Hinnat ovat ALV 0 %. Mahdollisista lisätunneista sovitaan aina erikseen etukäteen.

​

Entä jos tarvitsen enemmän tunteja yhdessä kuussa?

​

Jos kuukauden aikana tarvitaan enemmän tunteja kuin pakettiin kuuluu, lisätunneista sovitaan aina erikseen etukäteen.

​

Lisätunnit laskutetaan 55 €/h toteutuneiden tuntien mukaan. Ne laskutetaan erillisellä laskulla seuraavan kuukauden alussa.

Jos lisätunteja alkaa tulla toistuvasti, voidaan yhdessä tarkistaa, vastaako nykyinen paketti parhaiten yrityksesi tarvetta.

​

Mitä tapahtuu jos käyttämättömiä tunteja jää kuun lopussa?

​

Käyttämättömät tunnit eivät lähtökohtaisesti siirry seuraavalle kuukaudelle. Paketti on kiinteähintainen kuukausimaksu, jolloin kustannukset ovat ennustettavissa molemmille osapuolille.

​

Jos tunteja jää jatkuvasti käyttämättä, voidaan yhdessä tarkistaa, onko valittu paketti sopiva tai pitäisikö tehtäväalueita muuttaa. Tavoitteena on, että paketti vastaa aidosti yrityksesi tarvetta

​​

Milloin ja miten laskutus tapahtuu?

​

Kuukausipaketti laskutetaan kuukauden alussa etukäteen 14 päivän maksuajalla. Laskuun lisätään 5 € laskutuslisä.

​

Mahdolliset lisätunnit laskutetaan erikseen seuraavan kuukauden alussa toteutuneiden tuntien mukaan. Lisätunneista sovitaan aina etukäteen.

​​

Onko palvelu ALV-verollista?

 

Tällä hetkellä palvelu ei sisällä arvonlisäveroa. Hinnat ovat ALV 0 %, koska yritykseni ei ole tällä hetkellä arvonlisäverovelvollinen. Mikäli tilanne muuttuu, ilmoitan siitä kirjallisesti vähintään 30 päivää etukäteen.

​

​

4. Yhteistyön aloittaminen

​

Pitääkö minun tietää heti, mitä tehtäviä haluan ulkoistaa?​

 

Ei tarvitse. Kartoituksessa voidaan käydä yhdessä läpi, mihin aikaasi kuluu ja mitkä tehtävät olisi järkevintä siirtää ensimmäisenä etäassistentille.

​

Usein sopiva kokonaisuus löytyy parhaiten silloin, kun tarkastellaan arjen toistuvia tehtäviä, viestejä, ajanvarauksia, päivityksiä ja muita taustatöitä konkreettisesti.

​

Voinko aloittaa pienellä tehtäväkokonaisuudella?

​

Kyllä. Yhteistyö voidaan aloittaa myös pienemmällä, selkeästi rajatulla projektilla tai tehtäväkokonaisuudella pakettien ulkopuolelta.

​

Aloitus voi liittyä esimerkiksi sähköpostien järjestelyyn, ajanvarauksiin, tilausten käsittelyyn, somejulkaisujen ajastamiseen, Wix-päivityksiin tai yksittäiseen rutiinitehtävään.

​

Sen jälkeen voidaan rauhassa katsoa, riittääkö yksittäinen apu vai olisiko säännöllinen kuukausipaketti järkevämpi ratkaisu.

​​

​​​​​Miten yhteistyö käynnistyy?

​

Neljässä askeleessa:

• 1. Kartoitus - jutellaan tilanteestasi ja siitä, mihin apua tarvitaan.

• 2. Sopimus - valitaan sopiva tuntimäärä ja sovitaan, mihin tehtäväalueisiin tunnit käytetään.

• 3. Aloituspalaveri - käydään läpi tehtävät, työtavat, ohjeet ja tarvittavat järjestelmät.

• 4. Arki helpottuu - sovitut tehtävät lähtevät liikkeelle sovitun aikataulun mukaan.​​​

​

Miten nopeasti yhteistyö voidaan aloittaa?

​

Yhteistyö voidaan yleensä aloittaa melko nopeasti, kun tehtävät, toimintatavat ja sopimus on käyty yhdessä läpi.

​

Käytännössä aloitus etenee kartoituksesta sopimukseen ja aloituspalaveriin. Sen jälkeen tehtäviä voidaan alkaa siirtää etäassistentille sovitun aikataulun mukaan. Kiireellisissä tilanteissa kannattaa ottaa yhteyttä, niin katsotaan mahdollinen aloitusaikataulu tapauskohtaisesti.

​​

​

5. Miten yhteistyö toimii arjessa?

​

Miten annan toimeksiantoja?

​

Toimeksiantojen antaminen sovitaan aina asiakkaan kanssa mahdollisimman helpoksi. Osa tehtävistä voidaan sopia jo alussa jatkuvina tehtävinä, jolloin niitä ei tarvitse antaa erikseen joka kerta.

​

Uusia tehtäviä voi antaa esimerkiksi sähköpostilla, viestillä tai muulla yhdessä sovitulla tavalla. Minä kokoan tehtävät ClickUpiin, jossa asiakas voi halutessaan seurata niiden etenemistä.

​

ClickUpin käyttö ei ole pakollista, eikä tehtäviä tarvitse seurata reaaliajassa. Kuukausiraportista näet, mitä tehtäviä on tehty ja kuinka paljon aikaa niihin on käytetty.

​

Tärkeintä on, että yhteistyö tuntuu selkeältä ja vaivattomalta.

​​

Millä kanavilla viestitään?

​

Viestintäkanavat sovitaan aina yhteistyön alussa sen mukaan, mikä on asiakkaalle helpointa ja toimivin tapa arjessa.

​

Yleisiä kanavia voivat olla esimerkiksi sähköposti, WhatsApp tai muu pikaviestikanava. Tehtävien hallintaan käytän ClickUpia, jonka kautta viestiminen on myös mahdollista, mutta asiakkaan ei tarvitse käyttää sitä, ellei niin halua ja siitä erikseen yhdessä sovita.

​

Tärkeintä on, että yhteydenpito on selkeää, sujuvaa ja molemmille osapuolille helppoa.

​

​Pitääkö minun opetella ClickUpin käyttö?

 

Ei tarvitse. ClickUp on ensisijaisesti minun työkaluni tehtävien hallintaan, eikä asiakkaan tarvitse käyttää sitä.

 

Voit antaa toimeksiantoja sähköpostilla, viestillä tai muulla yhdessä sovitulla tavalla. Jos haluat seurata tehtävien etenemistä ClickUpissa, käymme sen käytön läpi aloituksessa.

​

Kuukausiraportista näet joka tapauksessa tehdyt tehtävät ja niihin käytetyn ajan.

​

Kuinka nopeasti tehtävät hoidetaan?

​

Tehtävien aikataulu riippuu sovitusta tuntimäärästä, tehtävän kiireellisyydestä, tehtäväalueesta ja siitä, millainen vasteaika on yhdessä sovittu.

​

Työt hoidetaan pääsääntöisesti arkisin klo 9–17 välillä. Toistuvat rutiinit aikataulutetaan etukäteen, jotta ne etenevät mahdollisimman sujuvasti.

​​

Saanko kuukausiraportin tehdystä työstä?

 

Kyllä. Kuukauden lopussa koostan yhteenvedon tehdyistä tehtävistä ja käytetyistä tunneista.

Raportista näet, mihin tehtäväalueisiin aikaa on käytetty, mitä on tehty ja paljonko aikaa tehtäviin kului.

​​

​​

6. Kokemus, osaaminen ja palvelun toteutus​​

​

​Onko sinulla kokemusta minun alaltani?

​

Taustani on viihde-, vähittäiskaupan ja ravintola-alan parista. Ravintola-alalta minulla on 16 vuoden kokemus, ja myös viihde- sekä vähittäiskaupan aloilta kokemusta on kertynyt useiden vuosien ajalta.

​

Ymmärrän käytännön arkea, jossa asiakaspalvelu, kiire, aikataulut, viestintä ja asioiden organisointi ovat tärkeässä roolissa.

​

Etäassistenttipalvelu voi silti sopia monille eri aloille, koska monet arjen rutiinit ovat samankaltaisia toimialasta riippumatta. Perehdyn aina uuden asiakkaan toimintaan, järjestelmiin ja työtapoihin yhteistyön alussa.​

​​​​

Oletko yksin vai onko sinulla tiimi?

 

Toimin tällä hetkellä yksin. Jokainen asiakas saa henkilökohtaisen palvelun suoraan minulta. Ei välikäsiä, ei alihankkijoita.

 

Toimiiko palvelu koko Suomessa?

 

Kyllä, palvelu on täysin etäpohjainen. Jere sijaitsee Turussa mutta palvelee koko Suomessa. Kaikki yhteistyö tapahtuu etänä sovituilla kanavilla.

​

​

7. Sopimus, sitoutuminen ja poissaolot

​

Pitääkö sitoutua pitkäksi aikaa?

​

Ei tarvitse. Saat apua ja tukea juuri sen ajan kuin sille on tarvetta. Ei siis pitkiä sitoutumisia tai sanktioita. Kuukausipaketit ovat toistaiseksi voimassa olevia, ellei erikseen sovita muuta.

​

Voiko sopimuksen irtisanoa helposti?

​

Kyllä. Kuukausipakettien irtisanomisaika on 30 päivää kummallakin osapuolella. Irtisanominen tehdään kirjallisesti sähköpostitse.

​

Mitä jos olet sairaana tai lomalla?

 

Suunnitelluista poissaoloista, kuten lomista, ilmoitan hyvissä ajoin etukäteen. Tällöin sovimme yhdessä, miten kuukauden tehtävät ja käytettävissä olevat tunnit aikataulutetaan.

​

Äkillisissä poissaoloissa, kuten sairastumisessa, ilmoitan tilanteesta mahdollisimman pian ja sovimme yhdessä, miten kiireelliset tehtävät hoidetaan.

​

Jos poissaoloni vuoksi asiakkaan kuukausipaketista jää tunteja käyttämättä, käyttämättömät tunnit huomioidaan erikseen sovitulla tavalla esimerkiksi seuraavan kuukauden laskutuksessa tai tehtävien aikataulutuksessa.

​​

​​

8. Tietosuoja ja luottamuksellisuus

​

Miten tietosuoja on hoidettu?

​

Asiakkaan tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain siinä laajuudessa kuin toimeksiantojen hoitaminen edellyttää.

​​​​​​​​​​​​

Mitä tietoja kerätään?

​

Vain yhteistyön kannalta tarpeellisia tietoja, kuten nimi, yhteystiedot, yrityksen tiedot, toimeksiantoihin liittyvät materiaalit ja laskutustiedot.

​

Miten tiedot suojataan?

​

Kaikki viestintä ja tiedostojen käsittely tapahtuu sovittujen ja suojattujen kanavien kautta, kuten Google Workspacen avulla. Asiakkaan järjestelmiin liittyvät pääsytunnukset ja käyttöoikeudet säilytetään luottamuksellisesti, eikä tietoja jaeta kolmansille osapuolille ilman erillistä syytä tai asiakkaan lupaa.

Kun sopimus päättyy, tarpeettomat järjestelmäpääsyt poistetaan.

​

Sisältyykö sopimukseen salassapito?

Kyllä. Toimeksiantosopimukseen sisältyy salassapitolauseke, joka velvoittaa pitämään asiakkaan tiedot luottamuksellisina myös yhteistyön päättymisen jälkeen.

​​​​​